עסקים רבים עברו לעבודה עם מסמכים וטפסים דיגיטליים, ומטבע הדברים אלו מסמכים המכילים מידע מסווג, פרטים רגישים ועוד. העבודה עם טפסים דיגיטליים מייעלת את הפעילות בעסק, חוסכת זמן ומשאבים, משפרת את השירות ללקוחות ומבטיחה מיתוג של עסק ירוק השומר על הסביבה ונמצא בחזית הטכנולוגיה. למרות הנוחות והיתרונות הרבים בעבודה עם מסמכים דיגיטליים יש להכיר בחשיבות של אבטחת המידע כחלק מרכזי ובלתי נפרד מהפעילות העסקית ומהעבודה עם הטפסים המקוונים, לכן יש להבטיח פתרונות יעילים להגנה על חסיון המידע הרגיש ומהימנות המסמכים.
מתקדמים למשרד ירוק וחכם
בשנים האחרונות החלו בעלי עסקים וחברות להטמיע פתרונות דיגיטליים ולעבור לעבודה אונליין. ללא ספק משבר הקורונה האיץ את תהליכי הדיגיטליזציה בעסקים ובארגונים, אך עוד לפני הקורונה העסקים מקסמו ביצועים בעקבות המעבר לעבודה מקוונת. כיום יש מגוון רחב של כלים המאפשרים למנף, לייעל ולשפר את תהליכי העבודה בעסקים, ובין המערכות המתקדמות והאיכותיות ביותר ניתן למצוא תוכנות ואפליקציות ליצירת ועריכת מסמכים ממוחשבים וטפסים דיגיטליים.
באמצעות מערכות שונות ניתן בכמה קליקים להפוך מסמכי pdf לטפסים מקוונים עם שדות שניתן למלא בקלות ומרחוק. כמו כן, המערכות החדשות לעבודה עם מסמכים וטפסים דיגיטליים מאפשרות למשתמשים לייצר טפסים ומסמכים מקוונים עם שדות ספציפיים למילוי, ולמעשה ניתן להמיר כל מסמך לטופס מקוון. את הטופס הדיגיטלי שולחים באמצעות המערכת לנמען אחד או יותר (אפשר לבצע סבב חתימות), הנמען מקבל התראה בנייד עם קישור למסמך, ולחיצה על הקישור מאפשרת לו לקרוא את המסמך המקוון, למלא שדות ספציפיים ולחתום עליו.
לאחר שרבוט חתימה על מסמך pdf או טופס מקוון בפורמט אחר, העסק מקבל התראה על פעולת הלקוח או הספק, וניתן לשמור את הטופס בארכיון ממוחשב ולהציג את המסמך בכל עת ובהתאם לצורך.
טופס מקוון עם חתימה דיגיטלית
כאשר בוחרים מערכת המאפשרת חתימה על מסמך pdf ועבודה עם מסמכים וטפסים דיגיטליים, חשוב לוודא האם התוכנה עומדת בכללי הרגולציה ובדרישות המפורטות בחוק חתימה אלקטרונית, ויש לבדוק מהי רמת האבטחה של המסמכים הדיגיטליים כדי למנוע זיוף מסמכים.
חשוב לציין כי לחתימה הדיגיטלית מצורף, באופן אוטומטי וללא כל מגע יד אדם, קובץ מוצפן (HASH FILE), הקובץ המוצפן משמש לזיהוי האדם ששלח את המסמך הדיגיטלי והוא מבטיח את שלמות התוכן המקורי, כלומר מסמך אותנטי.
למרות רמת האבטחה הגבוהה של המסמכים הדיגיטליים הממוחשבים חשוב לזכור כי ההאקרים ומומחי הפישינג שולטים בטכנולוגיות החדשניות ביותר ובמקרים מסוימים הם מצליחים לזייף חתימות דיגיטליות, כולל זיוף של חתימות דיגיטליות מאובטחות. זיוף מסמכים הפך לנפוץ מאוד בשנים האחרונות וגם בתי המשפט עמוסים לעייפה בתיקים העוסקים בזיוף טפסים ומסמכים. הזיוף של החתימות והמסמכים גורם לנזקים רבים ומשמעותיים לעסקים, ארגונים, מוסדות, רשויות ואנשים.
זיוף חתימה – עבירת פלילית חמורה
כיום, לכל אדם יש מחשב עוצמתי בבית או בהישג יד, אינטרנט מהיר וגישה לתוכנות גרפיקה חינמיות או בתשלום, לכן זיוף חתימות מעולם לא היה קל יותר. גם את החתימה הדיגיטלית אפשר לזייף וכבר היו דברים מעולם, לכן יש דרכים שונות באמצעותן ניתן להקשות על זיוף החתימה כמו עבודה עם מערכת מתקדמת לעריכת ושליחת מסמכים דיגיטליים המציעה 4 אמצעי אימות לזיהוי החותם, לדוגמה שליחת מסמך מקוון המגיע לנמען עם דרישה ספציפית שעליו לצרף סרטון וידאו המוכיח כי רק הוא חתם על הטופס, הוספת תעודת זהות, הוספת של תאריך הנפקה וכו’.
יחד עם זאת, כאשר עובדים עם תוכנה מאובטחת ומקפידים על נהלי האבטחה בעסק או בארגון, ממזערים את הסיכון לזיוף החתימות והמסמכים, וכך משפרים ומייעלים את העבודה ונהנים מכל היתרונות של עבודה עם מסמכים דיגיטליים.