ברוכים הבאים למאה ה-21. בזמננו, לא להרבה אנשים יש זמן להתרוצץ ולבזבז את זמנם על פעולות פשוטות כמו למשל, חתימה על מסמכים. אתם ודאי זוכרים את הימים בהם היה עליכם להשקיע כדי להגיע לפגוש איש מקצוע, רק כדי לחתום על מסמך מסוים. השקעה רבה בשביל פעולה שדורשת בסך הכל פחות מ-15 שניות. ובכן, כיום המצב שונה ובעוד שלאיש אין רצון לבזבז זמן, חתימה דיגיטלית על מסמכים הפכה לפתרון המושלם המאפשר לכל עסק ולכל גורם רשמי, לאפשר ללקוחותיו, לשיתופי הפעולה ולספקים שעובדים איתו, לחתום בקלי קלות ובלי להתאמץ.
כל מה שצריך לדעת – חתימה דיגיטלית על מסמכים
ממש עד לאחרונה, ארגונים ובעלי עסקים מצאו עצמם מבזבזים לא מעט משאבים וזמן במטרה להחתים ספקים ולקוחות על מסמכים שונים; החל מהזמנות עבודה, טפסי כוח אדם מיוחדים, משכורות ועוד. למרבה המזל, הטכנולוגיה המתקדמת הביאה ליצירת פתרונות חדשניים המאפשרים חתימה דיגיטלית על מסמכים מכל מקום ובכל זמן. מלבד זאת, ניתן גם לבצע אימות חתימה במטרה להימנע מהכחשות עסקה, או עבור חתימה על מסמכים שנחשבים רשמיים ומחייבים אף יותר. למשל מסמכים משפטיים, מסמכים ממשלתיים ועוד רבים.
כדי לבחור את מערכת החתימה הדיגיטלית מומלץ לבחון את עמידתה בכל התקנים וההנחיות שנקבעו על ידי הרשויות, ועל פי חוק החתימה האלקטרונית אשר נחקק בשנת 2001. החוק נחקק בשל השימוש הגובר (עד היום) באמצעי תקשורת אלקטרונית, אשר חייבו התאמת החוקים למציאות החדשה. מטרת החוק הייתה ועודנה להגביר את הוודאות ביחס למעמדם ותוקפם של מסמכים ומסרים אשר נחתמו באופן דיגיטלי.
נשאלת השאלה, האם ניתן לחתום דיגיטלית על כל מסמך?
על פי חוק החתימה האלקטרונית, נקבעים סטנדרטיים משפטיים וטכנולוגיים אשר מקנים לחתימה האלקטרונית תוקף חוקי של ממש. כאמור, מטרת החוק הינה לצמצם סכנות ואיומים בעת שליחת מסמכים רשמיים וחשובים אונליין. החוק אף מגדיר חתימה אלקטרונית כסימן או מידע הנקשר למסר או מסמך אלקטרוני מסוים, כאשר אותו מסמך חייב לענות על 2 פרמטרים:
- המסמך נוצר ונשלח באמצעים ממוחשבים כך שניתן לצפות בו ולשמור אותו על גבי הכונן הקשיח.
- הקובץ נחתם על ידי חתימה אלקטרונית מאושרת ומאובטחת על ידי גורמים רשמיים המוכרים ומאושרים על ידי הרשויות.
בעת בחירת מערכת ההחתמות הדיגיטליות עבור חתימה דיגיטלית על מסמכים חשוב לבדוק אילו מסמכים נתמכים על ידה, שכן ישנן מערכות שאינן תומכות בכל סוגי המסמכים.
קליק אחד ואתם מסודרים
תהליכים רבים כיום מתנהלים אונליין, לא רק בשל היכולת שלנו להעביר אותם לרשת אלא בשל היתרונות הרבים הטמונים בכך; חיסכון בזמן ומשאבים, יעילות בעבודה, ניצול הזמן באופן מרבי ועוד. כך, אם עדיין לא נתתם ללקוחות והספקים שלכם את האפשרות של חתימה דיגיטלית על מסמכים עבורכם, עדיין לא מאוחר לעשות זאת. ברגע אחד, העבודה תהפוך יעילה ומאורגנת הרבה יותר וביננו, זה אחד האינטרסים החשובים לכם.